"Costurado e numerado x número de folhas" é talvez a única coisa que vem à mente quando se trata da necessidade de grampear documentos. Como costurar documentos? O recém-chegado imediatamente imagina pilhas de papéis, bem amarrados com barbante, cobertos de pó cáustico, em algum lugar no canto do escritório de um contador ou departamento de pessoal.
No entanto, nem tudo é tão simples e superficial quanto parece à primeira vista. O que você precisa saber para evitar erros neste assunto difícil? Como costurar documentos com linhas de acordo com uma foto? Essas questões serão discutidas em detalhes nas instruções passo a passo.
Por que grampos antiquados?
Existem muitas agências governamentais que podem exigir documentos costurados não de forma de fábrica, mas manualmente, usando linhas. Isto é, em primeiro lugar, a inspecção fiscal, o arquivo, eles pedem para costurar documentos com fios durante a aceitação de papéis pararegistro de empreendedores individuais, registro de pessoa jurídica ou documentação para licitação. Como grampear corretamente os documentos, mostra a foto número 2. Geralmente use linha grossa e agulha grossa.
Acredita-se que os títulos encadernados dessa forma são mais difíceis de perder, falsificar ou substituir folhas. Algumas organizações, justamente por isso, utilizam uma forma tão “avô” de fixação de documentos importantes. Há outro argumento - às vezes os papéis são estritamente confidenciais e os gerentes, temendo a publicidade ou a influência dos concorrentes, confiam esse trabalho apenas a uma pessoa de confiança, respectivamente, recusam a ajuda de empresas especializadas.
Importante
Documentos grampeados incorretamente podem causar a recusa de registro ou recadastramento de uma empresa, aceitar documentos no arquivo, levar à remoção da organização do concurso para um concurso, afetar a decisão da autoridade reguladora no caso de uma auditoria da organização.
Existem normas uniformes?
Até o momento, não há regras claras sobre como costurar documentos com linhas de acordo com um único padrão. Existem apenas recomendações e instruções. Basicamente, as empresas usam os desenvolvimentos metodológicos de Rosarkhiv, que foram aprovados pelo pedido número 76 em 2009, os requisitos do GOST "Trabalho de escritório e arquivamento", bem como instruções do Banco Central da Rússia.
Etapa Preparatória
Todos os documentos a serem grampeados devem ser visualizados, se houver marcas de lápis, apague-as. Importanteconsidere cuidadosamente cada página, exclua-as de colar umas às outras, garanta uma sequência lógica e correta de documentos em uma pilha. Remova objetos pontiagudos, alfinetes, grampos ou clipes de papel, pois podem danificar a linha de encadernação e resultar na perda do documento. É necessário numerar as páginas com lápis preto simples, no canto direito, não sendo permitido o uso de tinta, inclusive colorida. Você não pode numerar muito próximo ao texto do documento, quanto mais sobrepô-lo. Apenas a frente da folha é numerada. O volume total do documento grampeado não deve ultrapassar 250 folhas, e a altura do documento encadernado e numerado não deve ultrapassar 4 centímetros. Um exemplo de como costurar documentos com linhas é mostrado na foto.
A próxima etapa da preparação é a seleção das ferramentas. Para costurar corretamente os documentos com linhas, você precisará de: um furador, linhas especiais, uma capa de papelão, como na foto. Em alguns casos, um furador é usado. Como e com o que costurar documentos, cada especialista decide por si mesmo. É mais conveniente usar fios ásperos ou barbante, em alguns casos são usados fios de lã ou rendas. Na maioria das vezes eles carregam a função de decoração. Geralmente relatórios sérios usam um estilo mais estrito. Prepare você mesmo os documentos e o formulário para o inventário.
Algumas sutilezas
- Folhas de grande formato, por exemplo, A3 ou A2, também devem ser numeradas. Para fazer isso, ele é totalmente expandido e numerado de acordo com as regras gerais. Em seguida, dobrado e cuidadosamente colado atráscanto.
- Se for necessário arquivar uma carta, ela é aberta, primeiro o próprio envelope é numerado, depois as páginas da carta por sua vez.
- A capa do documento não é numerada. Além disso, a página de título não é numerada se não houver capa. No entanto, a segunda folha já está numerada com o número "2".
- Se o número de folhas for superior a 250, elas serão divididas em volumes. Essa prática é comum nos tribunais. Cada volume deve ser numerado separadamente.
- Como grampear documentos se não for possível indicar o número da folha no canto superior direito ou se a folha inteira estiver ocupada? Isso geralmente ocorre, por exemplo, ao numerar uma foto, nesse caso a numeração do verso é permitida.
- Em caso de numeração errada, você pode riscar o número. No entanto, a correção deve ser confirmada com uma assinatura.
- Se não mais de duas folhas forem omitidas, é permitido usar uma designação de letra para as páginas omitidas. A numeração digital do documento principal não muda, mas o número de folhas aumenta. Nesse caso, é necessário avisar a pessoa que receberá os documentos sobre isso.
- Se for necessário numerar um documento que já esteja numerado ou tenha numeração, ele será numerado novamente.
- Se as folhas da documentação não puderem ser separadas ou estiverem coladas, elas serão numeradas como uma folha. Isso acontece se um documento, por exemplo, tiver um cheque, uma fotografia ou um recorte de jornal colado nele. Mas, ao mesmo tempo, é necessário fazer um inventário, e na coluna “Nota” ou na inscrição da certificação, é imperativo esclarecer quais documentos foram colados, em qual página e o que continham.
Quais documentos são mais frequentemente costurados com linha? Em primeiro lugar, documentos constitutivos e constitutivos. Eles geralmente têm um volume pequeno, são mais fáceis de perfurar com um furador e a costura é fácil. Existem várias tecnologias para costura, você pode fazer dois furos, três ou cinco. Três furos é a opção mais comum. Cinco furos serão úteis quando alguns documentos forem menores que outros, a conexão de cinco furos ajudará a fixá-los melhor. O grampeamento de cinco furos é usado se os documentos forem de alto valor, isso reduzirá o risco de sua substituição.
Como costurar corretamente documentos com linhas: instruções passo a passo
- Empilhe as folhas, alinhe as bordas.
- Verifique a ordem das folhas.
- Marque com um lápis os locais dos furos futuros simetricamente no centro do lado esquerdo da folha. Isso pode ser feito em uma folha e em todas.
- É necessário desviar do texto pelo menos 1,5 centímetros.
- As marcas devem ser estritamente verticais, sendo permitida uma distância de até três centímetros entre si.
Se o documento for grande o suficiente, é mais conveniente furá-lo com um furador. Normalmente comece pelo buraco de cima.
Se não for possível usar a capa de fábrica, como na foto, a primeira e a última folha podem ser coladas com uma fina tira de papelão para evitar danos às páginas. É importante escolher o comprimento correto da linha, geralmente entre 50 e 80 cm.
Costura clássica com linha - três furos
Vamos analisar a opção de como costurar documentospasso a passo em três furos. Esta é a opção clássica e mais comum para arquivar documentos no arquivo ou para verificação. Como costurar corretamente documentos com linhas neste caso é melhor visto na foto.
Traga a agulha e a linha para baixo da pilha de documentos, retire-a pelo orifício no número dois. Não devemos esquecer uma pequena "cauda" de 7-8 cm de comprimento, ainda será útil. Na parte da frente, direcionamos a agulha para o orifício superior e, em seguida, retornamos a agulha para o orifício inferior nº 3. Em seguida, a agulha “mergulha” no orifício central, como resultado, ambas as linhas permanecem abaixo. Agora eles podem ser atados.
Além disso, o documento deve ser certificado, uma folha de papel é colada, um selo e assinatura do responsável são colocados em cima. Como costurar documentos corretamente e prender o nó com linhas, você pode ver na foto.
Além disso, um inventário é colado no verso da última folha. A inscrição pode ser feita à mão ou usando moldes prontos, como na foto.
Como grampear documentos em quatro furos?
A tecnologia de perfuração de quatro furos é quase idêntica. A única diferença é que o documento é costurado de cima para baixo. Parece um alinhavo de costura. Só neste caso é repetido na ordem inversa, primeiro de cima para baixo, depois de baixo para cima. Assim, os laços ficam homogêneos sem folgas, como se fossem costurados em uma máquina de costura gigante.
Ocasiões Especiais
Às vezes é permitido conectar documentos não verticalmente, mas no canto. NOestes são principalmente papéis de relatórios financeiros, envolvendo a fixação de fitas de dinheiro, cheques do lado direito. Esses documentos são costurados no canto. As etapas são as mesmas da montagem padrão de documentos, apenas os furos são perfurados no canto. Normalmente são dois. A folha é colada exatamente no canto. Além disso, o procedimento é semelhante - é certificado, um selo é colocado.
Conclusão
No processo de preparação e grampeamento de um documento, é importante pensar com antecedência como grampear os documentos para evitar todos os tipos de força maior. Por exemplo, às vezes você precisa fazer uma cópia de documentos já encadernados e arquivados. Vale a pena se preocupar com esses momentos com antecedência. Normalmente, os especialistas em RH ou contabilidade podem adivinhar antecipadamente qual documento deve ser executado primeiro por uma copiadora. Isso simplifica muito o trabalho e economiza tempo.
